Cum gestionăm și diminuăm riscurile într-o afacere?

Poate fi dificil să fii pregătit pentru riscurile externe, dar este important să cunoști care sunt scenariile negative cel mai des asociate cu industria în care activezi.

Managementul riscurilor

Un anumit nivel de risc este firesc funcționării unei companii și poate exista în multe aspecte ale afacerii tale. În ceea ce privește succesul afacerii, riscul înseamnă probabilitatea ca ceva negativ să se întâmple și consecințele ulterioare.

Managementul riscurilor evaluează ce ar putea merge rău în cazul diferitelor elemente ale afacerii tale și implementează planuri pentru a reduce posibilitatea unui rezultat negativ. Scopul tău în calitate de proprietar al afacerii este să reduci eventualele riscuri, știind care sunt riscurile cel mai susceptibil să se întâmple și planificând din timp ca să le previi sau să fii pregătit pentru ele.

Atunci când ești pregătit să identifici eventualele riscuri, poți să le tratezi cât mai eficient posibil ca timp și cost. Un plan de management al riscurilor implementat îți îmbunătățește șansele de succes și reduce eventualitatea unei greșeli și a unui eșec.

Ca să identifici diversele riscuri care pot fi asociate cu afacerea ta, poți efectua o analiză SWOT (puncte forte, puncte slabe, oportunități și amenințări). Analizând punctele slabe (riscuri interne) și amenințările (riscuri externe), poți evalua care sunt riscurile cel mai susceptibil să îți afecteze afacerea.

Riscurile interne

Punctele slabe ale afacerii tale sau riscurile interne îți pot îngreuna atingerea obiectivelor. Riscurile interne le includ pe cele asociate cu erorile umane, echipamentele, datoria și fluxul de numerar.

Riscurile asociate factorului uman

Unele riscuri sunt asociate cu persoanele care te ajută să îți desfășori afacerea. Ia în considerare aceste posibile riscuri prezentate de factorul uman pentru afacerea ta și tacticile de management al acestor riscuri:

  • Îmbolnăvirea. Un antreprenor sau un angajat se poate îmbolnăvi, exercitând presiune asupra operațiunilor zilnice ale afacerii. De asemenea, dacă tu te îmbolnăvești și nu poți să mai lucrezi, ar trebui să ai un plan pentru cine îți va prelua responsabilitățile.
  • Furtul. Acestea sunt riscuri asociate cu furtul și frauda, de exemplu, fie atunci când angajații își schimbă orele din fișa de pontaj ori fură bani sau mărfuri, fie atunci când partenerii de afaceri deviază fonduri către conturile lor personale. Interviurile amănunțite și referințele personale ar putea ajuta la prevenirea furtului. De asemenea, ar putea fi de ajutor un software digital de monitorizare a timpului și instalarea unor camere de securitate în birouri sau în magazine.
  • Productivitatea scăzută. Dacă angajații nu sunt dedicați muncii lor, iar productivitatea lor este scăzută, aceștia pot pune în pericol dezvoltarea afacerii. Asigură-te că angajezi oameni de încredere și că ai implementate procese de tratare a angajaților care nu au performanțe bune.

    • Echipamente și software

    Dacă afacerea ta se bazează pe echipamente, probabil știi că pot apărea defecțiuni, iar reparațiile pot fi costisitoare. Este posibil ca echipamentele mai vechi să necesite mai multe ore de întreținere sau să funcționeze mai lent, iar să înveți cum funcționează echipamentele noi poate dura. Acest lucru este valabil și pentru tehnologiile informației, cum ar fi instrumentele digitale pe care te bazezi ca să îți desfășori afacerea.

    Pentru a reduce la minimum eventualele probleme, fă o copie de rezervă (back-up) a informațiilor digitale în mediul online sau pe un hard disk extern. Dacă îți permiți, poate fi util să investești într-un dispozitiv de backup. De asemenea, ia în considerare beneficiile pe care le aduc leasingul în comparație cu achiziționarea de echipamente, garanțiile pentru echipamente și polițele de asigurare.

    Lipsa banilor

    Unele afaceri au oportunități însemnate, dar nu se pot bucura de acestea pentru că nu au suficienți bani. De exemplu, s-ar putea să fie nevoie să refuze o comandă mare sau să nu profite de o oportunitate de a cumpăra la preț redus un aparat, deoarece nu dispun de fonduri. Ca să fii sigur că nu ți se întâmplă așa ceva ție, este recomandat să ai la îndemână un fond de economii pentru cheltuieli neprevăzute, să te informezi despre diferitele modalități prin care poți împrumuta bani și să știi cum să obții o rată mică pentru un împrumut.

    Raportul datorii/venituri

    Te poate ajuta să împrumuți bani ca să îți dezvolți afacerea, dar să ai prea multe datorii îți poate pune afacerea în pericol. Pentru a afla dacă datoria ta este mai mare decât ceea ce îți permiți, calculează raportul datorii/venituri, comparând suma pe care o datorezi lunar cu suma pe care o câștigi lunar. Află mai multe informații despre cum să calculezi raportul datorii/venituri și să îți gestionezi gradul de îndatorare, în secțiunea „Datorii”.

    Probleme cu flux de numerar

    Problemele financiare pot provoca dificultăți majore afacerii tale. Dacă nu poți să prognozezi fluxul de numerar al afacerii (data la care ești plătit și data la care trebuie să îți plătești facturile) și să ții pasul cu facturile, succesul tău poate fi în pericol. Ca să previi așa ceva, află mai multe informații despre fluxul de numerar și cum să îți gestionezi eficient finanțele.

    Riscurile externe

    Poate fi dificil să fii pregătit pentru riscurile externe, dar este important să știți care sunt scenariile negative cel mai des asociate cu industria în care activezi. Riscurile externe pot include amenințări la adresa afacerii tale datorate concurenților, schimbărilor din mediu de afaceri sau schimbărilor survenite în economie.

    Concurența

    Pot apărea riscuri atunci când clienții preferă să cumpere de la o companie concurentă. Ca să te protejezi de o astfel de eventualitate, analizează de ce clienții preferă concurența și cum îi poți atrage în schimb către afacerea ta. Riscurile prezentate de concurență pot apărea sub multe forme:

  • Diferențe de preț. În cazul în care concurenții oferă produse similare la un preț mai mic, clienții pot economisi bani cumpărând de la ei. S-ar putea să nu îți permiți să concurezi cu prețurile mai mici, dar probabil poți atrage clienții cu un alt avantaj, de exemplu servicii mai bune pentru clienți.
  • Produse și servicii. Concurența poate vinde produse sau servicii pe care clienții le preferă față de cele pe care le vinde afacerea ta. În acest caz, vezi ce oferă concurenții și cum îți poți scoate în evidență afacerea.
  • Locația. Imaginează-ți ce se întâmplă dacă un concurent se mută într-o locație care este mai confortabilă pentru cumpărători. Va trebui să găsești o modalitate prin care să faci să merite efortul și timpul clienților dacă aleg să îți viziteze afacerea ta. Ai putea lua în considerare să reduci prețurile, să oferi produse de calitate superioară sau să încerci să găsești o altă soluție creativă prin care să îți fidelizezi clienții.
  • Demisia angajaților. În cazul în care concurenții oferă angajaților beneficii sau condiții de lucru mai bune, poate fi greu să angajezi și să îți păstrezi angajații buni. Este întotdeauna înțelept să analizezi ce oferă alte companii angajaților în comparație cu ce oferi tu și să te concentrezi să creezi un mediu de lucru primitor, pozitiv, în care contribuțiile angajaților sunt apreciate.

    • Mediul

    Schimbările din mediul de afaceri sau de pe piața locală îți pot afecta afacerea. Printre riscurile prezentate de mediu, se numără:

  • Creșterea chiriei. Dacă ai închiriat un spațiu într-un cartier pentru care cererea este mare, proprietarul poate crește chiria. Ca să îți protejezi afacerea, ai în vedere să închei un contract de închiriere pe termen lung, să te muți într-un spațiu mai ieftin sau să economisești ca să îți cumperi o proprietate. Totuși, există riscuri și în cazul acestor opțiuni. Un contract pe termen lung înseamnă că ești obligat să plătești chirie ani de zile, un spațiu mai ieftin s-ar putea să nu atragă la fel de bine clienții, iar să achiziționezi o proprietate înseamnă că va trebui și să plătești pentru întreținerea sa.
  • Schimbările din vecinătate. Dacă îți desfășori afacerea într-o comunitate care trece printr-o tranziție demografică majoră, este posibil să descoperi că nevoile clienților tăi se schimbă. Dacă schimbările din vecinătate fac ca afacerea ta să înregistreze pierderi, ai în vedere să te muți într-un cartier care se aliniază la ofertele tale sau să îți regândești produsele sau serviciile pe care le vinzi.
  • Dezastrele naturale. Dezastrele naturale, de exemplu inundații, incendii, fenomene extreme și cutremure, se pot dezlănțui brusc, dar există modalități prin care poți fi pregătit pentru așa ceva și le poți reduce impactul asupra afacerii tale. Ia în considerare să achiziționezi un generator de rezervă, să ții la îndemână truse de urgență, să ai un fond de urgență și asigurare, pentru a-ți proteja afacerea.
  • Legi și ordonanțe. Este recomandat să fii la curent cu legile și ordonanțele de la nivel național și de la nivelul UE care îți pot afecta operațiunile de afacere. Unele legi se pot modifica frecvent și este bine ca afacerea ta să rămână conformă ca să eviți eventuale taxe sau chiar să fie nevoie să îți închizi afacerea.

    • Economia

    Schimbările economice sunt firești, dar pot pune presiune asupra afacerii tale. Mai jos, sunt câteva exemple de eventuale riscuri economice pentru care este bine să fii pregătit:

  • Recesiunea. Urmărește economia și fii atent la o eventuală recesiune pe viitor. Numeroase afaceri pot fi grav afectate de recesiune, de aceea este important să fii pregătit financiar cu economii și planuri care să te ajute să treci cu bine de perioadele dificile.
  • Modificarea ratelor dobânzii. O modificare a ratelor dobânzii poate părea minoră, dar îți poate afecta afacerea dacă te împrumuți des ca să îți finanțezi afacerea sau dacă clienții se bazează pe credite ca să achiziționeze produsul pe care îl vinzi. Un fond de urgență și împrumuturile cu rată fixă sunt două modalități importante prin care îți poți proteja afacerea.

    • Cum să te pregătești

    Poate părea copleșitor să evaluezi toate riscurile la care este supusă afacerea ta, dar dacă îți faci timp să analizezi aceste situații și să iei măsuri preventive astfel poți să limitezi efectul negativ pe care l-ar putea avea asupra afacerii.

    Ar fi o idee să efectuezi o evaluare a riscurilor, ca să afli riscurile care este cel mai probabil să îți afecteze afacerea.

    Ca să îți evaluezi riscul, urmează acești pași.

    1. Identifică riscurile. Organizează o sesiune de brainstorming și fă o listă cu toate scenariile cele mai sumbre.
    2. Documentează-le și monitorizează-le. Ține evidența tuturor riscurilor identificate și decide cum le vei monitoriza.
    3. Creează un plan de reducere a riscurilor. Odată ce știi care scenarii este cel mai probabil să se întâmple, decide cum vei limita și cum te vei pregăti pentru aceste riscuri.
    4. Revizuiește frecvent. Este recomandat să îți revizuiești evaluarea riscurilor anual sau ori de câte ori au loc schimbări semnificative ale afacerii tale sau ale mediului de afaceri.

    Tipurile de asigurari

    Asigurările dedicate afacerilor îți pot oferi protecție și te pot ajuta să îți păstrezi în siguranță finanțele personale și finanțele afacerii tale. În calitate de antreprenor, este responsabilitatea ta să închei polițele de asigurare necesare pentru afacere ca să îți protejezi activele, proprietatea și angajații. Dacă nu ești protejat de o poliță de asigurare corespunzătoare, un accident, un dezastru natural sau un proces ar putea duce la cheltuieli pe care nu ți le permiți și te poate obliga să îți închizi afacerea.

    Asigurarea impusă de lege

    Există câteva tipuri de asigurări dedicate afacerilor care sunt cerute prin lege și care te ajută să îți protejezi compania și angajații de povara financiară indusă de evenimente neprevăzute. Cerințele diferă de la un stat membru la altul, deci consultă website-ul comisarului statal ca să afli care este polița de asigurare cerută în zona respectivă. De asemenea, cercetează în detaliu toate tipurile de asigurare asociate cu industria în care activezi ca să rămâi conform.

    Mai jos, sunt câteva exemple de polițe de asigurare necesare în numeroase state membre:

    Asigurarea pentru compensarea angajaților

    Compensarea angajaților este prevăzută prin lege și acoperă cheltuielile medicale, salariile pierdute și costurile de refacere suportate de angajații care s-au accidentat sau îmbolnăvit la locul de muncă. Fiecare stat mebru are un sistem și cerințe diferite de compensare a angajaților, deci consultă website-ul departamentului de compensare al angajaților din statul în care te afli.

    Asigurarea de șomaj

    Asigurarea de șomaj oferă asistență financiară temporară lucrătorilor care și-au pierdut serviciul, dar nu din vina lor, de exemplu, au fost concediați sau au demisionat din cauza condițiilor de muncă nesigure. În general, administrațiile state și federale solicită angajatorilor să plătească asigurări de șomaj pentru fiecare angajat. Suma pe care o vei plăti poate depinde de numărul de angajați pe care îi ai, de salariile pe care le plătești și dacă angajații anteriori au solicitat ajutor de șomaj.

    Asigurarea de invaliditate

    Asigurarea de invaliditate acoperă o parte din venitul unui angajat în cazul în care acesta își pierde capacitatea de a lucra după o boală sau un accident care nu are legătură cu locul de muncă. Asigurarea de invaliditate trebuie plătită de angajatori în unele state, deci studiază cerințele care se aplică zonei în care îți desfășori afacerea.

    Alte tipuri obișnuite de asigurări dedicate afacerilor

    După ce ai încheiat polița de asigurare prevăzută prin lege, poți analiza o asigurare suplimentară ca să îți protejezi afacerea de alte riscuri. Atunci când analizezi care sunt cele mai relevante tipuri de asigurare pentru afacerea ta, ia în calcul potențialele evenimente și capcane de care nu ai putea să treci fără ajutor. Acestea sunt tipurile de asigurare cărora ar trebui să le acorzi prioritate.

    Dacă există o asociație profesională sau comercială pentru afacerea ta, aceasta te poate îndruma. De asemenea, poți solicita sfatul altor proprietari de afaceri mici similare afacerii tale.

    Consultă graficul de mai jos ca să înțelegi ce protecții oferă în general fiecare tip de asigurare.

    Tip de asigurare
    		 Dezastre naturale
    		 Cerere de prestații
    		 Protecție pentru proprietate
    Asigurare de răspundere civilă generală
    		   X
    		  
    Asigurarea de răspundere civilă pentru produse
    		   X
    		  
    Asigurare de răspundere civilă profesională
    		   X
    		  
    Asigurare de răspundere civilă profesională
    		 X
    		   X
    Asigurare pentru afaceri desfășurate la domiciliu
    		 X
    		 X
    		 X
    Poliță pentru proprietarul afacerii
    		 X
    		 X
    		 X

    Nu orice tip de asigurare este potrivit pentru orice tip de afacere. Deși poate nu ai nevoie de toate tipurile de asigurare, printre cele câteva tipuri obișnuite se numără:

    Asigurare de răspundere civilă generală

    Această asigurare este utilă pentru multe afaceri. Este concepută să te ajute să îți protejezi compania dacă cineva sau proprietatea cuiva este vătămată de către afacerea ta sau pe proprietatea afacerii tale. De exemplu, dacă unul dintre clienți cade în magazinul tău, asigurarea generală te poate ajuta să acoperi cheltuielile medicale ale acelei persoane. De asemenea, această asigurare te ajută să plătești cheltuielile de judecată dacă afacerea ta este dată în judecată din cauza unei întâmplări care a avut loc în magazinul sau birou tău.

    Asigurarea de răspundere civilă pentru produse

    Adresată afacerilor care fabrică, distribuie și vând produse, această asigurare protejează afacerile de pierderi dacă un produs prejudiciază o altă persoană sau proprietatea acesteia. De exemplu, dacă fabrici și distribui dispozitive electronice cu piese defecte care vatămă un client, acest tip de asigurare poate acoperi costul îngrijirilor, salariile pierdute de persoana vătămată și cheltuielile de judecată suportate de afacerea ta.

    Asigurare de răspundere civilă profesională

    Asigurarea în caz de greșeli și omisiuni este cunoscută și sub denumirea de asigurare de răspundere civilă profesională. Este adresată afacerilor care furnizează servicii clienților și te poate ajuta să acoperi costurile unei reclamații potrivit căreia afacerea ta a făcut o greșeală sau a omis ceva. De exemplu, dacă ai o afacere de curățenie și dăunezi accidental casa unui client, asigurarea de răspundere civilă profesională te va ajuta să acoperi costurile și taxele cauzate de incident.

    Asigurarea proprietății comerciale

    Asigurarea proprietății comerciale este destinată afacerilor care dispun de un număr însemnat de proprietăți și active fizice (echipamente de birou, inventar, documentele companiei). Această asigurare te poate ajuta să acoperi reparațiile, înlocuirea și pierderea veniturilor dacă proprietatea afacerii este deteriorată de un incident acoperit, de exemplu, neglijența unui angajat, incendiu, explozie, țevi sparte, furtună, furt sau vandalism.

    Asigurare pentru afaceri desfășurate la domiciliu

    Pentru afacerile desfășurate la domiciliul antreprenorului, această asigurare protejează dosarele, echipamentele și operațiunile specifice afacerii. În general, polițele de asigurare încheiate de proprietarii caselor și de chiriași nu vor acoperi și afacerea, motiv pentru care poate fi importantă asigurarea pentru afaceri desfășurate la domiciliu.

    Poliță pentru proprietarul afacerii

    Acest tip de asigurare combină într-o singură poliță mai multe dintre opțiunile tipice de asigurare dedicate întreprinderilor mici și mijlocii. Acest lucru simplifică procesul de încheiere a unei asigurări și te poate ajuta să economisești bani. Această poliță poate include asigurarea proprietății, protejarea răspunderii și asigurarea în caz de întrerupere a activității, care îți poate acoperi veniturile pierdute dacă afacerea trebuie să își închidă activitatea sau să fie refăcută în urma unui dezastru natural.

    Asigurarea de invaliditate pe termen lung

    Asigurarea de invaliditate pe termen lung protejează angajații de pierderea veniturilor dacă nu pot să lucreze o perioadă lungă de timp din cauza unei boli, a unei leziuni sau a unui accident. Prestațiile pot fi plătite timp de 2, 5 sau 10 ani sau până la pensionare.

    Asigurare de viață

    În cazul multor proprietari de afaceri mici, asigurarea de viață poate fi de ajutor familiei, partenerilor sau angajaților tăi în cazul în care decedezi. Această asigurare poate acoperi costurile de înmormântare, cheltuieli de supraviețuire, datoriile restante, continuarea unei afaceri de familie, finanțarea studiilor copiilor tăi și protejarea planurilor de pensionare ale soțului sau soției supraviețuitoare.

    Cheltuielile și comisioanele de asigurare a afacerii

    Există numeroși factori care afectează prețul de asigurare a afacerilor mici, inclusiv tipul de poliță, limita de acoperire și elementele deductibile, precum și industria, locația, veniturile, numărul de angajați și dimensiunea fizică a unei afaceri.

    Atunci când achiziționezi o asigurare de afaceri, compania ta (deținătorul poliței) va semna un contract cu o companie de asigurări. Compania ta va plăti asiguratorului o primă. În schimbul primei, compania de asigurări te va ajuta să acoperi pierderile financiare cauzate de anumite dezastre sau incidente, în funcție de tipul de asigurare pe care o închei. Cele mai multe polițe de asigurare au elemente deductibile, ceea ce plătești din propriul buzunar înainte ca asiguratorul să înceapă să acopere costurile. De exemplu, dacă ai un element deductibil în valoare de 500 $, iar compania ta suferă o pierdere de 800 $, va trebui să plătești 500 $, iar compania de asigurări va plăti restul de 300 $.

    Cum să achiziționezi o asigurare de afaceri

    Ca să navighezi cu ușurință prin procesul de achiziționare a unei asigurări de afaceri, nu uita de acești pași simpli.

    1. Identifică riscurile. Evaluează ce tipuri de accidente, dezastre naturale sau procese în instanță îți pot afecta afacerea ca să afli de ce asigurare ai nevoie.

    2. Găsește un agent sau broker autorizat. Dacă nu ai prea multe informații despre asigurare și ți-ar prinde bine ajutorul unui profesionist, găsește un agent sau broker autorizat de asigurări. Aceștia te pot ajuta să găsești asigurările care se potrivesc cel mai bine cerințelor afacerii tale. În general, agenții reprezintă o singură companie, în timp ce brokerii te pot ajuta să compari polițele oferite de diferite companii de asigurare.

    3. Cântărește opțiunile și costurile. Polițele de asigurare pot oferi diferite tipuri sau valori de acoperire și pot avea rate de primă foarte diferite. Este recomandat să compari ratele, clauzele și beneficiile din fiecare poliță ca să fii sigur că primești cea mai bună ofertă și acoperire. În general, în cazul valorilor deductibile mai mari și a limitelor de acoperire mai reduse, și primele sunt mai mici. Totuși, te poate costa mai mult dacă vei avea pierderi sau daune semnificative.

    4. Revizuiește frecvent. Nevoile de asigurare pot crește pe măsură ce afacerea ta se dezvoltă. Din acest motiv, este important ca cel puțin în fiecare an să îți reevaluezi potențiale responsabilități.

    Gestionează-ți afacerea cu încredere cu Visa.

    Practical business skills